Política de Privacidad y Tratamiento de Datos.

1. Responsable del tratamiento

Esta política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes sobre protección de datos personales en Colombia, y rige el tratamiento de datos realizado a través de cognitia.com.co y de los servicios de automatización que Cognitia Lab presta a sus empresas cliente.

2. Doble rol: responsable y encargado

Cognitia Lab actúa en dos calidades distintas, y es importante diferenciarlas porque determinan ante quién se ejercen los derechos:

2.1. Como responsable

Respecto de los datos de quienes visitan este sitio web, solicitan información comercial o contactan al equipo, Cognitia Lab decide las finalidades del tratamiento y responde directamente como responsable.

2.2. Como encargado

Respecto de los datos de los suscriptores y usuarios de las empresas cliente —prestadores de servicios públicos domiciliarios de acueducto, gas y aseo—, Cognitia Lab actúa como encargado del tratamiento. La empresa cliente es el responsable: es quien determina las finalidades, quien obtiene la autorización de sus titulares y quien atiende en primera instancia sus solicitudes. Cognitia Lab trata esos datos únicamente conforme a las instrucciones documentadas de la empresa cliente y a lo pactado en el contrato de prestación de servicios.

3. Datos que tratamos

3.1. Visitantes del sitio web y contactos comerciales

• Nombre y apellidos
• Correo electrónico y número de teléfono
• Empresa u organización y cargo
• Contenido del mensaje enviado a través de los formularios o por correo
• Datos técnicos de navegación: dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, páginas visitadas y marcas de tiempo

3.2. Datos provenientes de las plataformas de Meta

Cuando una empresa cliente autoriza a Cognitia Lab a operar sus cuentas en las plataformas de Meta —WhatsApp Business Platform y, cuando aplique, las plataformas publicitarias de Meta—, accedemos a los siguientes datos mediante las API oficiales de Meta:

El acceso a estos datos se produce únicamente tras la autorización explícita de la empresa cliente a través del flujo de consentimiento oficial de Meta, y se limita al alcance necesario para prestar el servicio contratado. La empresa cliente puede revocar ese acceso en cualquier momento desde su Administrador Comercial de Meta.

3.3. Datos que no tratamos

Cognitia Lab no recolecta datos sensibles en el sentido del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, datos de salud, de vida sexual o biométricos), ni datos de niñas, niños y adolescentes. Nuestros servicios no están dirigidos a menores de edad. Si un suscriptor incluye datos de esta naturaleza por iniciativa propia en el contenido de un mensaje, se tratarán con la reserva correspondiente y se conservarán solo el tiempo necesario para atender su solicitud.

4. Finalidades del tratamiento

4.1. Datos de visitantes y contactos comerciales

• Atender solicitudes de información, cotizaciones y diagnósticos
• Gestionar la relación comercial y contractual
• Enviar comunicaciones sobre nuestros servicios, cuando medie autorización
• Medir el desempeño del sitio web y mejorar su funcionamiento
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias

4.2. Datos de plataformas de Meta

• Enviar y recibir, en nombre de la empresa cliente, comunicaciones con sus suscriptores: notificaciones de facturación, avisos de cortes o suspensiones programadas, radicación y seguimiento de PQRs, y recepción de lecturas de medidor
• Gestionar y mantener actualizadas las plantillas de mensaje de la empresa cliente ante Meta
• Generar reportes operativos y métricas de atención para la empresa cliente
• Apoyar el cumplimiento regulatorio de la empresa cliente ante las autoridades del sector
• Cuando esté contratado, crear, operar y optimizar campañas publicitarias por cuenta de la empresa cliente

5. Con quién compartimos datos

Compartimos datos personales únicamente en estos supuestos:

• Con la empresa cliente responsable, que es la destinataria natural de los datos de sus propios suscriptores.
• Con Meta Platforms, Inc., en la medida indispensable para operar la mensajería y la publicidad a través de sus plataformas, conforme a sus propias condiciones y políticas.
• Con proveedores de infraestructura tecnológica (alojamiento, bases de datos, correo transaccional y analítica) vinculados por contrato con obligaciones de confidencialidad y seguridad equivalentes a las de esta política.
• Con autoridades competentes, cuando exista orden judicial o administrativa o una obligación legal que lo exija.

6. Transferencias internacionales

La operación de las plataformas de Meta y de algunos de nuestros proveedores de infraestructura implica el tratamiento de datos en servidores ubicados fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos y en la Unión Europea. Estas transferencias se realizan con las garantías previstas en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, mediante cláusulas contractuales que imponen al receptor estándares de protección equivalentes a los de la legislación colombiana. Al autorizar el tratamiento, el titular consiente esta transferencia.

7. Conservación de los datos

Al terminar el contrato con una empresa cliente, sus datos y los de sus suscriptores se eliminan o se devuelven dentro de los 90 días siguientes, a elección de la empresa cliente, salvo aquello que debamos conservar por obligación legal.

8. Derechos del titular

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

• Conocer los datos personales suyos que tratamos, de forma gratuita
• Actualizar y rectificar datos parciales, inexactos, incompletos o que induzcan a error
• Solicitar prueba de la autorización otorgada
• Ser informado sobre el uso que hemos dado a sus datos
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales

8.1. Cómo ejercerlos

Escriba a contacto@cognitia.com.co con el asunto "Protección de datos", indicando su nombre completo, documento de identidad, la solicitud concreta y un canal de respuesta. Plazos legales de respuesta:

• Consultas: 10 días hábiles, prorrogables por 5 días hábiles más
• Reclamos: 15 días hábiles, prorrogables por 8 días hábiles más

Para eliminar datos asociados a las plataformas de Meta existe un procedimiento específico descrito en Eliminación de datos.

9. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables:

• Cifrado en tránsito mediante TLS en todas las comunicaciones
• Cifrado en reposo de las bases de datos que contienen datos personales
• Control de acceso por roles, bajo el principio de mínimo privilegio
• Autenticación de dos factores obligatoria para el personal con acceso a sistemas de producción
• Registro de auditoría de los accesos a datos personales
• Acuerdos de confidencialidad con todo el personal y los proveedores
• Copias de respaldo periódicas cifradas

Ante un incidente de seguridad que comprometa datos personales, notificaremos a las empresas cliente afectadas sin dilación indebida y reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a la normativa vigente.

10. Cookies y tecnologías similares

Este sitio utiliza cookies técnicas necesarias para su funcionamiento y, cuando corresponda, cookies analíticas para entender de forma agregada cómo se navega el sitio. Puede configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies; las cookies técnicas son necesarias para que algunas funciones operen correctamente.

11. Autorización

Al utilizar este sitio, enviar un formulario o contratar nuestros servicios, usted autoriza el tratamiento de sus datos personales en los términos de esta política. En el caso de los suscriptores de las empresas cliente, la autorización es obtenida por el prestador de servicios públicos correspondiente, que responde por su validez.

12. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales, técnicos u operativos. La versión vigente será siempre la publicada en esta página, con su fecha de actualización. Los cambios sustanciales se comunicarán a las empresas cliente con al menos 15 días de antelación.

13. Contacto

Cognitia Lab S.A.S. · NIT 902.012.482-0
Rionegro, Antioquia, Colombia
contacto@cognitia.com.co · +57 301 238 7280

Autoridad de control: Superintendencia de Industria y Comercio — sic.gov.co